Sich selbst zu organisieren und die Zeit einzuteilen, ist gar nicht so einfach. Während das nicht viel ausmacht, solange man noch wenig oder weniger zu tun hat, wird es umso schwieriger, wenn man mehrere Projekte am Laufen hat. In dieser Folge sprechen wir über ein Tool, um die Produktivität zu steigern und gezielt an deinen Projekten zu arbeiten: dem Timeblocking.
Was ist Timeblocking
Beim Timeblocking geht es darum, dass du dir in deinem Kalender fix Zeiten blockierst, an denen du eine gewisse Art von Aufgabe erledigst. Das kann von sehr grob wie „Kundenprojekte“ oder „Lernen“ bis zu sehr detailliert „Dieser Task aus der To-do-Liste“ sein.
Das wichtige ist das du dir diese Zeit freihältst und auch siehst was so in deiner Woche wirklich Platz hat.
Wie kann man Timeblocking umsetzen
Schritt 1) Blöcke Planen
Zuallererst musst du dir überlegen, welche Blöcke du unterbringen willst und wie detailliert das ganze sein sollte. Das heißt, bevor du überhaupt mit dem Timeblocking beginnen kannst, musst du dir deine Aufgaben und Tasks etwas überlegen.
Nehmen wir ein Beispiel. Ich muss jede Woche meine zwei Podcasts folgen drehen, diese müssen vorher geschrieben werden und dann noch aufgenommen und geplant werden. Dann kommen alle zwei Wochen ein YouTube Video und ein Post auf meinem Reiseblog. Dann brauche ich noch Zeit für unsere Kundenprojekte, Admin Aufgaben für meine Firma und noch Zeit für Fortbildungen. Meine Blöcke sind also: Podcast, Reiseblog, Kundenprojekte, Admin, Fortbildung. Und diese versuche ich jetzt in der Woche unterzubringen.
Schritt 2) In Kalender eintragen
Nun müssen wir diese Blöcke in unseren Kalender übertragen. Dabei kannst du entweder dir vornehmen das wöchentlich zu machen am Sonntag bevor die neue Woche startet, oder auch schon ein Monat durchplanen. Das hängt ganz davon ab, wie flexibel dein Kalender sein muss und wie genau du überhaupt planen kannst.
Ganz wichtig ist dabei dir Buffer einzuplanen von und nach jedem deiner Blöcke. Damit schaffst du Zeit für Pausen, wenn sich etwas verzögert, oder irgendetwas nicht ganz so klappt wie wir uns das vorgestellt haben.
Die Länge deiner Blöcke sollten mindestens 1h sein, besser noch etwas länger. Wenn du viele Meetings hast, kannst du dir auch hier einen Block zurechtlegen, in welchen du alle Meetings legst.
Timeblocking im Alltag
Im Alltag solltest du dich nun an dein geplantes Timeblocking halten. Allerdings kommen oft unvorhergesehene Dinge dazwischen. Ein ungeplantes Meeting, das du noch einplanen musst, ein Anruf der nicht geplant war oder du hast etwas verschlafen. Manchmal brauchen manche Aufgaben auch länger als geplant und alles verschiebt sich ein bisschen.
Auch ist es umso schwerer das ganze umzusetzen je weniger du selbst die Macht über deinen Zeitplan hast, zum Beispiel wenn du nebenher arbeitest und einfach von Montag bis Freitag im Büro sein musst.
Wichtig ist so gut wie möglich versuchen sich an das Timeblocking zu halten, und zu notieren, wenn etwas immer wieder deinen Plan durcheinander haut. Du wirst von Anrufen unterbrochen? Schalt das Handy auf lautlos, und plan einen Block ein, in dem du jeden zurückrufst. Unerwartete Meetings kommen immer wieder rein? Soweit du Kontrolle über Tag und Zeit hast, kannst du auch hier bewusst jeden Tag einen Block nur für Meetings einplanen und alles dahin legen.
Somit findest du die Störenfriede, die immer kommen und kannst sie im nächsten Timeblocking einen Ort und Zeit geben.
Aufgabe des Tages:
Versucht mal eure nächste Woche zu planen und die Zeit die ihr für eure wichtigsten Tasks benötigt im Vorhinein zu blocken. Und natürlich vergesst nicht, mir von euren Erfahrungen damit zu erzählen.
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